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Protokolle schreiben - das sollten Sie beachten

Protokoll schreiben

Wer übernimmt heute die Protokollführung? Wahrscheinlich haben Sie auch schon miterlebt, dass die meisten Mitarbeiter unbeteiligt aus dem Fenster schauen oder plötzlich dringend ihren Kugelschreiber aufheben müssen, wenn diese Frage Elke wird, bevor ein Meeting beginnt. Möglicherweise liegt das daran, dass häufig Unsicherheit darüber herrscht, wie genau ein Protokoll verfasst wird und welche formalen und inhaltlichen Aspekte es dabei zu beachten gilt. Dabei ist das Protokollieren nicht schwer, wenn man ein bisschen Übung darin hat.

Beim Protokollieren gilt es, einige formale Aspekte zu beachten

Ein Protokoll dient dazu, die Ergebnisse einer wie auch immer gearteten Zusammenkunft und die damit thematisch verknüpften Debatten, Abstimmungen und Entscheidungen schriftlich festzuhalten. Diese übernimmt der Protokollführer. Meist werden die nötigen Informationen während des Meetings nur stichpunktartig und handschriftlich notiert, damit keine Zeit verloren geht und um sicherzustellen, dass man alle relevanten Informationen auch festhält.

In den Kopf des Protokolls gehört das Datum und manchmal auch die Zeit, in der die Zusammenkunft, Konferenz oder Diskussion stattgefunden hat. Weiter sollte erwähnt werden, wer die Teilnehmer sind, wer die Rolle des Gesprächsführers übernimmt und wer das Protokoll verfasst. Hat das Meeting einen konkreten Anlass oder steht vorher bereits fest, welches Oberthema diskutiert wird, so kann der Protokollant eine entsprechende Überschrift formulieren. Es folgen, wenn vorhanden, die Tagesordnungspunkte, die im Einzelnen besprochen werden sollen.

Denken Sie daran, sachlich und präzise zu schreiben. Vermeiden Sie lange Ausschweifungen und verwenden Sie kurze Sätze. Ob Sie das Protokoll stichpunktartig verfassen sollen oder die Sätze ausschreiben, klären Sie am besten im Vorfeld mit Ihrem Chef oder demjenigen, der das Meeting leitet.

Wo liegt der Unterschied zwischen einem Ergebnisprotokoll und einem Verlaufsprotokoll?

Es gibt unterschiedliche Protokollformen. Die wichtigsten sind das Ergebnis- und das Verlaufsprotokoll. Letzteres ist recht aufwändig und eine grössere Herausforderung für den Protokollanten, weil er sich sehr konzentrieren muss, um alle Informationen festzuhalten. Beim Verlaufsprotokoll wird nämlich nicht nur aufgeschrieben, was das Ergebnis einer Diskussion ist. Man notiert auch, wie die Teilnehmer zu diesem Ergebnis gekommen sind, also beispielsweise, wer welche Argumente für oder gegen einen Vorschlag genannt hat, bevor dieser angenommen oder abgelehnt wurde.

Beim Ergebnisprotokoll hält man, wie der Name schon sagt, nur die wichtigsten Aspekte fest. Diese Protokollform ist die gebräuchlichste.

Wichtig: Wenn Sie ein Protokoll schreiben, so wirkt es professioneller, wenn Sie Ihre handschriftlichen Notizen zunächst am PC ins Reine schreiben, bevor Sie das Protokoll an andere weitergeben. So gehen Sie sicher, dass sich keine Fehler einschleichen oder jemand sich beschwert, weil er Ihre Handschrift nicht lesen kann. Unterschreiben Sie Ihr Protokoll jedoch am besten persönlich. Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Auflistung inhaltlich vollständig ist, lassen Sie sie von einer Kollegin oder einem Kollegen gegenlesen. Das fertige Protokoll wird entweder an alle Kollegen verteilt, per Mail verschickt oder in einem Ordner abgeheftet, den alle Kollegen einsehen können.

Bildquelle: tookapic / pixabay.com

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